Auditoria à vista? Veja como preparar sua empresa sem dor de cabeça

Empreendedores que mantêm as finanças organizadas enfrentam auditorias com mais tranquilidade. No entanto, quem deixa tudo para a última hora corre sérios riscos. Portanto, entender como funciona a preparação para auditoria contábil faz toda a diferença no resultado.

Neste artigo, você vai aprender como antecipar os passos certos, organizar os documentos com eficiência e revisar os dados contábeis de forma prática e estratégica. Além disso, você verá como envolver seu contador e fortalecer seus controles internos.

Entenda o que a auditoria contábil

realmente analisa

A auditoria contábil ou fiscal não avalia apenas números. Os auditores investigam como a empresa mantém seus registros e conferem se todas as obrigações seguem as normas vigentes.

Ou seja, eles analisam os lançamentos contábeis, comparam com extratos bancários e observam se os impostos foram calculados e pagos corretamente.

Além disso, verificam se os documentos permanecem organizados e disponíveis. Como resultado, empresas desorganizadas enfrentam mais questionamentos e atrasos durante a auditoria.

Durante o ano, mantenha os documentos organizados

Você evita correria e estresse quando organiza os documentos com frequência. Portanto, não espere a auditoria começar para reunir tudo às pressas.

Por exemplo, separe mensalmente:

• Notas fiscais de compras e vendas;

• Comprovantes de pagamento de tributos;

• Contratos e recibos;

• Extratos bancários;

• Livros contábeis obrigatórios.

Além disso, digitalize todos os arquivos e armazene em pastas com nomes claros. Assim, você encontra qualquer informação com rapidez.

Acima de tudo, a boa organização transmite confiança para o auditor e evita retrabalho.

Reforce a conferência dos lançamentos contábeis

Você reduz erros e evita problemas quando revisa os lançamentos com atenção. Então, adote uma rotina de conferência entre o sistema contábil e os extratos bancários.

Por exemplo, se a empresa realizou um pagamento em 12 de março, o sistema contábil também precisa registrar esse valor na mesma data e com a mesma descrição.

Mais importante, essa conferência constante elimina inconsistências e torna o processo de auditoria mais simples.

Durante a preparação para auditoria contábil, envolva seu contador

O contador não deve atuar apenas como responsável técnico. Por outro lado, você pode contar com ele como parceiro estratégico.

Em primeiro lugar, peça apoio para revisar os lançamentos contábeis e os saldos. Depois disso, solicite orientações para corrigir possíveis erros e organizar os livros obrigatórios.

Além disso, o contador ajuda a interpretar as normas, entender exigências específicas da fiscalização e se preparar melhor para perguntas dos auditores.

Consequentemente, você evita surpresas e transmite mais segurança durante o processo.

Fortaleça os controles internos e documente os processos

Empresas que organizam seus controles internos enfrentam auditorias com mais confiança. Por outras palavras, você precisa estruturar processos claros, definir responsáveis e padronizar rotinas financeiras.

Por exemplo, estabeleça:

• Um fluxo definido para pagamentos e recebimentos;

• Um sistema para aprovar despesas;

• Regras para conciliação bancária;

• Um calendário para fechamento contábil mensal.

Além disso, treine a equipe para seguir esses padrões. Como resultado, os dados contábeis ganham mais consistência e você responde às exigências com agilidade.

Use um checklist para não esquecer nada na auditoria contábil

Você pode transformar a preparação para auditoria contábil em uma tarefa mais simples com um checklist. Ao listar tudo que precisa revisar, fica mais fácil se organizar e evitar falhas.

Inclua atividades como:

• Revisar os balancetes dos últimos meses;

• Conferir os lançamentos de folha de pagamento;

• Validar os valores dos tributos pagos;

• Atualizar livros fiscais e contábeis;

• Organizar contratos e comprovantes.

Enquanto isso, revise cada item com o contador. Da mesma forma, mantenha um histórico de pendências e soluções adotadas, caso o auditor peça esclarecimentos.

Uma boa preparação evita prejuízos e dores de cabeça

Você não precisa temer a auditoria quando realiza a preparação para auditoria contábil com planejamento e atenção. Ao manter os documentos em dia, revisar os registros com regularidade e contar com a orientação do contador, sua empresa enfrenta esse processo com segurança.

Em suma, auditoria bem-sucedida depende de organização, controle e disciplina. Com esses elementos em prática, você transforma uma obrigação em uma excelente oportunidade para melhorar a gestão financeira da empresa.